Cách kiểm tra, sửa lỗi dữ liệu dạng số (Number) trong Excel

0
90

Đối với người mới xử dụng Excel thì việc dữ lỗi dữ liệu ở dạng số rất khó để khắc phục cũng như cách để kiểm tra tình trạng lỗi dự liệu dạng number trên Excel. Chính vì thế nên trong phần bài viết này của sinhvienshare.com mình xin được chia sẻ đến các bạn cách kiểm tra cũng như xử lý lỗi dữ liệu dạng số trong Excel như thế nào cho các bạn cùng tham khảo nhé!

Như đã chia sẻ ở trên thì lỗi mà bạn gặp phải là một nhánh trong việc xảy ra lỗi dữ liệu dạng số trong Excel. Khi gặp phải lỗi này nó gây ra một ảnh hưởng khá nghiêm trọng dẫn đến sai số khi người dùng lập báo cáo hay tính toán. Dưới đây thì mình xin chia sẽ những dạng lỗi liên quan đến nó như :

+ Sai số về thao tác nhập dữ liệu trong Excel

+ Sai về phần định dạng của dữ liệu trong Excel

Cách khắc phục lỗi xử lý dữ liệu dạng số trong Excel

Sau khi đã rõ những dạng lỗi này thì mình cũng xin được chia sẻ tiếp những nguyên nhân dẫn đến tình trạng này trong microsoft Excel

Cách kiểm tra, phát hiện ra lỗi dữ liệu dạng số

1. Sử dụng công cụ Autofilter

Việc sử dụng công cụ Autofilter giúp cho người dùng Excel có thể dễ dàng kiểm tra được dạng lỗi số trong Excel dễ dàng nhất. Với dữ liệu dạng số tự động thì dữ liệu lọc của công cụ Autofilter này theo quy tắc

Ngoài ra nếu như không tìm thấy khi sử dụng cách này thì có thể tham khảo thêm 3 cách còn lại

+ Tăng từ nhỏ đến lớn

+ Nếu trong file có ký tự dạng số thì nó sẽ nằm ở cuối danh sách đó

2. Dạng Number có thể tính toán được

Ngoài việc sử dụng công cụ Autofilter mình chia sẻ ở trên ra để phát hiện lỗi các bạn cũng có thể dựa trên một nguyên tắc như sau để phát hiện ra lỗi

+ Dạng Number có thể tính toán ( nhân, chia, cộng, trừ ) được

+ Dạng dữ liệu thì không

Như vậy thì theo như quy tắc mà ở trên mình đã chia sẻ bạn có thể áp dụng để kiểm tra xem dữ liệu đó trong file có bị sai hay không khi thực hiện các phép tính cơ bản. Nếu như kiểm tra mà gặp phải lỗi #VALUE thì không phải là dạng Number nhé!

Cách khắc phục lỗi dữ liệu dạng số trong Excel

Bước 1 : Đầu tiên, trong file Excel bạn chọn toàn bộ các cột dữ liệu dạng số như hình minh họa thì bạn bôi toàn bộ cột E và nhấn vào Format Cells và chọn Number

+ Use 1000 separator : Đây là sử dụng dấu ngăn cách hàng nghìn

+ Decimal Places : Nó giúp số sau dấu phấy là mấy chữ số

Tại đây thì bạn có thể tương tự như dạng Number bạn chuyển được sang Accounting hay Currency như hình minh họa bên dưới

Ở bước này các bạn thống nhất chúng về cách hiển thị dữ liệu và định dạng tránh việc hiển thị không đồng đều nhé

Bước 2 : Lọc lỗi kí tự để sửa trong Excel ( cách đầu tiên )

Ở đây các bạn có thể căn cứ vào giá trị lớn nhất trong công cụ AutoFilter để lọc ( nếu những số nào có lỗi thì thực hiện nhập lại là xong )

+ Ở phần phía trước là những đó định dạng đúng

+ Ở phần phía sau là lỗi định dạng sai ( có lỗi )

Bước 2.1 : Sửa lỗi bằng hàm Value trong Excel ( cách thứ 2 )

Như ở bước thứ 2 là các bạn sửa trực tiếp ở bảng tính thì ở cách thứ 2 các bạn có thể tạo một cột phụ trong file Excel và sử dụng hàm Value để chuyển đổi giá trị trong bảng tính về đúng với dạng số. Các bạn có thể thực hiện như sau :

  1. Khi sửa lỗi copy file đó ra một Sheet khác và xử lý lỗi ở trên dữ liệu được copy để tránh việc các bạn sửa lỗi trên Excel bị mất dữ liệu
  2. Các bạn sử dụng tính năng Replace để xóa các ký tự thừa trong Excel đó ( dấu chấm, phẩy, chấm phẩy… )
  3. Sau khi kết quả hàm Value trả về thì bạn sử dụng copy và dán speceal > để trả về kết quả của dữ liệu

Sau khi thực hiện xong các bạn thử kiểm tra lại lần nữa xem dữ liệu lỗi đã được sửa lại thành công trên file Excel cho chắc nhé. Trên đây là cách xử lý lỗi dữ liệu dạng số trong Excel được chia sẻ trên website sinhvienshare.com. Nếu như các bạn có điều gì thắc mắc có thể comment xuống phía dươi sbafi viết này để được hỗ trợ nhé

LEAVE A REPLY

Hãy nhập bình luận của bạn!
Hãy điền tên của bạn

* Sinhvienshare sẽ không đăng các bình luận chửi bây, vi phạm thuần phong mỹ tục, công kích và xúc phạm cá nhân tổ chức, không liên quan đến nội dung bài viết, bình luận của seeder.